PDF Opties

Programma 5 Bestuur

Beleidsthema's

Portefeuillehouder

Team

Bestuur

E.R. Jaensch / H.J.T. Nieuwenhuis /

H. Sahin

Bestuur en strategie

Griffie & raad

E.R. Jaensch

Bestuur en strategie

Publiekszaken

E.R. Jaensch

Publiekszaken en klantcontact

Programma 5 Bestuur

De interne organisatie ondersteunt het gemeentebestuur (gemeenteraad en college), zodat dit optimaal kan functioneren. Het gaat hierbij niet alleen om bestuurlijke dienstverlening, maar ook om algemeen advies, advies ten aanzien van verbonden partijen en regionale samenwerking.

We sturen ook het programma Impuls duurzaam Oegstgeest aan. Hierin staan maatregelen om de langetermijnambities van de gemeente op het gebied van de energietransitie, klimaatadaptatie en circulaire economie te realiseren. Vanwege het integrale karakter van het programma, hebben wij de inspanningen opgenomen in de aparte begrotingsparagraaf Duurzaamheid. Deze paragraaf gaat in op de regionale en landelijke context en de inspanningen voor dat programma.

We zetten in op een verdere samenwerking in de Leidse regio om de gezamenlijke opgaven - zoals onder meer benoemd in de toekomstvisie Leidse regio 2027 - op te pakken. Dit doen we zowel op inhoudelijke onderwerpen als uitvoerende taken.

Vanuit het beleidsthema Publiekszaken (en klantcontact) bieden we directe dienstverlening aan inwoners en klanten. Dit gebeurt via de publieksbalie, online of telefonisch. Belangrijk in onze dienstverlening is de aandacht voor kanaalsturing - 'digitaal tenzij'. De telefonische dienstverlening en dienstverlening aan de publieksbalie blijft nodig als mondelinge communicatie of persoonlijk contact de voorkeur heeft. De afstemming tussen website, telefonie en balie intensiveren we in 2019 verder om de dienstverlening verder te verbeteren en efficiënter te maken.

Bewustwording van het onderwerp hostmanship (zie begrippenlijst) werken we in 2019 verder uit; dit zal onze klantgerichte houding positief beïnvloeden.

Daarnaast blijven we onze dienstverlening slimmer organiseren door bepaalde taken samen met andere gemeenten op te pakken of bij één gemeente in de regio te concentreren.

Burgerparticipatie blijft belangrijk voor ons. We betrekken inwoners bij beleidontwikkeling- en uitvoering, onder meer via dorpsgesprekken. We staan open voor initiatieven uit het dorp.

Programmadoelstelling

Een goede ondersteuning van het gemeentelijk bestuur. Een toekomstbestendige, samenwerkende en duurzame gemeente. Een goede kwaliteit van de dienstverlening; hiervoor hanteren we servicenormen waarmee we deze kunnen meten.

Beleidsthema Bestuur

Bestuursorganen

Resultaat:

  • De gemeenteraad en het college ontvangen de bestuurlijke stukken en informatie conform de vastgestelde planning.
  • Het bestuur (raad en college) wordt adequaat geadviseerd en ondersteund.
  • De bestuurlijke en ambtelijke samenwerking in de Leidse regio over diverse beleidsonderwerpen is voortgezet.
  • We zetten ons in om samenwerkingsverbanden die elkaar overlappen zoveel mogelijk te stroomlijnen en dubbelingen te voorkomen.
  • Burgers voelen zich betrokken bij beleidsontwikkeling- en uitvoering.
  • We voeren het programma Impuls duurzaam Oegstgeest uit.

Inspanningen:

  • We werken volgens een vastgesteld bestuurlijk proces om het gemeentebestuur tijdig van, bestuurlijke stukken, advies en ondersteuning te voorzien.
  • We zorgen voor doorontwikkeling van het BOB-model (zie Begrippenlijst) en onze elektronische dienstverlening.
  • We voeren het communicatiebeleidsplan uit.

Burgerparticipatie

Inspanningen:

  • We stellen een beleidskader en visie op met daarin ook de diverse rollen en verantwoordelijkheden bij participatie.
  • We organiseren dorpsgesprekken over maatschappelijk relevante thema's.
  • We richten een loket in voor burgerinitiatieven en ook een coördinatiestructuur om kansrijke initiatieven te kunnen ondersteunen.

Intergemeentelijke samenwerking

Inspanningen:

  • Wij leveren tijdig advies en ondersteuning aan het gemeentebestuur ten aanzien van regionale samenwerking (Leidse regio, verbonden partijen en andere samenwerkingen).
  • We onderzoeken aan welke samenwerkingen Oegstgeest en andere Leidse regiogemeenten deelnemen en waar dwarsverbanden zijn.

Beleidsthema Bestuur
(bedragen x € 1.000)

Lasten 2019

Baten 2019

Saldo 2019

Begroting 2018

Bestuursorganen

1.005

0

1.005

954

Toekomstvisie

17

0

17

27

Intergemeentelijke samenwerking

833

0

833

806

Duurzaamheid

318

0

318

200

Totaal

2.174

0

2.174

1.987

Beleidsthema Griffie en Raad

Resultaat:

  • Adequate advisering en ondersteuning van bestuur (gemeenteraad en college).

Griffie

Inspanningen:

  • We zorgen voor doorontwikkeling van het BOB-model (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming).
  • We zorgen voor de doorontwikkeling van de elektronische dienstverlening aan de gemeenteraad.
  • We zorgen dat de gemeenteraad de communicatiestrategie uitvoert.

Beleidsthema Bestuursondersteuning
(bedragen x € 1.000)

Lasten 2019

Baten 2019

Saldo 2019

Begroting 2018

Bestuursondersteuning

0

0

0

0

Griffie

582

0

582

598

Totaal

582

0

582

598

Beleidsthema Publiekszaken

Dienstverlening

Resultaat:

  • De dienstverlening verloopt zoveel mogelijk digitaal.
  • Het aantal digitaal afgenomen producten is in 2019 minimaal 67% (2017: 57%).
  • In 2019 kunnen 32 producten/diensten online geregeld worden.
  • De website voldoet aan de webrichtlijnen.
  • De website is 24/7 online en draait op een veilige en stabiele omgeving.
  • De informatieverschaffing is uniform, correct en volledig, welk kanaal iemand ook kiest.
  • We zijn 24/7 bereikbaar via het digitale kanaal en daarnaast ook bereikbaar via de telefoon, balies en het gemeentehuis.
  • We hebben een klantcontactcenter (KCC) dat past bij de wensen en grootte van Oegstgeest.

Inspanningen:

  • We intensiveren het digitale kanaal door de website verder door te ontwikkelen en informatie beter vindbaar te maken.
  • We proberen de klant te sturen van de persoonlijke kanalen (zoals balie en telefoon) naar het digitale kanaal (de website) en daarnaast informeren we onze klanten over de mogelijkheden binnen onze dienstverlening.
  • Het aantal digitale formulieren breiden we uit en maken we toegankelijker.
  • We toetsen de website aan de webrichtlijnen.
  • We zorgen ervoor dat het contentmanagementsysteem continu voorzien is van de laatste upgrade en updates.
  • We werken vanuit een online kennisbank, gekoppeld aan de website en JOIN ( zie Begrippenlijst).
  • We monitoren onze bereikbaarheid (website, telefoon, balies, gemeentehuis) en passen deze zo nodig aan.
  • We werken continu aan de doorontwikkeling van het KCC. Dit doen we door training, bewustwording en technische middelen.

Publiekscontacten/burgerzaken

Resultaat:

  • De Basisregistratie Personen (BRP) is kwalitatief op orde: we hebben een minimale score van 90% op de zelfevaluatie BRP.
  • De beveiliging van persoonsgegevens en waardedocumenten is op orde. We hebben een minimale score van 95% op de zelfevaluatie Paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK).
  • Een goed verloop van de verkiezingen voor de Provinciale staten, het hoogheemraadschap van Rijnland en het Europese Parlement.

Inspanningen:

  • We voeren de procedures van de BRP juist, volledig en tijdig uit.
  • We leven de handboeken BRP en Waardedocumenten na.
  • We zorgen voor voldoende capaciteit, ondersteuning en kwaliteit voor de organisatie van de verkiezingen.

Beleidsthema Publiekszaken
(bedragen x € 1.000)

Lasten 2019

Baten 2019

Saldo 2019

Begroting 2018

Dienstverlening

181

0

181

204

Publiekscontacten/Burgerzaken

952

-195

757

520

Totaal

1.133

-195

938

724

Verbonden partijen

Bijdrage aan programmadoelstellingen

Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland

Deze partij draagt bij aan een kwalitatief betere dienstverlening. Dit gebeurt met name door een doelmatige heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen.

Holland Rijnland

Holland Rijnland draagt binnen de regio zorg voor een optimale verbinding, ontmoeting en samenwerking op ruimtelijk, economisch en sociaal gebied.

Financiën

Meerjarenoverzicht

5 BESTUUR
(bedragen x € 1.000)

Rekening
2017

Begroting
2018

Begroting
2019

Meerjarenraming

2020

2021

2022

Beleidsthema Bestuur

Lasten

2.003

2.187

2.174

2.256

2.216

2.226

Baten

-386

-200

0

0

0

0

Saldo

1.618

1.987

2.174

2.256

2.216

2.226

Beleidsthema Bestuursondersteuning

Lasten

557

598

582

610

609

609

Baten

-4

0

0

0

0

0

Saldo

553

598

582

610

609

609

Beleidsthema Publiekszaken

Lasten

1.131

1.170

1.133

1.066

1.112

1.093

Baten

-569

-446

-195

-168

-183

-182

Saldo

562

724

938

898

929

911

Programma

Lasten

3.692

3.955

3.889

3.931

3.937

3.927

Baten

-959

-646

-195

-168

-183

-182

Saldo van baten en lasten

2.733

3.309

3.694

3.764

3.754

3.745

Reserves

Toevoeging

479

0

0

0

0

0

Onttrekking

-778

-461

-598

-401

-401

-401

Mutaties reserves

-299

-461

-598

-401

-401

-401

Resultaat

2.433

2.848

3.096

3.363

3.353

3.345

Toelichting financiële afwijkingen

Bestuur
In het coalitieakkoord Groen, Sterk en Betrokken is een structureel jaarlijks bedrag van € 285.000 bestemd voor duurzaamheid. In 2018 was hiervoor al een incidenteel bedrag geraamd van € 124.500.

In 2019 zetten we incidenteel voor € 80.000 in op:

- Het organiseren van minimaal twee dorpsgesprekken per jaar.

- Het inrichten van een loket Burgerinitiatieven.

- Het mogelijk maken van medezeggenschap van de wijken.

In 2017 is gestart met het intergemeentelijk project 'Een sluitende aanpak en samenwerkingsconvenant voor de zorg voor en opvang van personen met verward gedrag in de regio Hollands Midden'. Wij leiden dit project. In 2018 ontvangen we van ZonMW (zie Begrippenlijst) een subsidie van € 200.000, waarmee we de kosten (€ 200.000) van het project kunnen bekostigen.

Bestuursondersteuning
In de begroting 2018 is een incidenteel bedrag geraamd voor de extra werkzaamheden rondom de vorming van de coalitie. Vanaf 2020 worden de kapitaallasten verhoogd als gevolg van de kredieten (camera's en geluidsinstallatie raadssysteem, raadswebsites en webcasting) voor de griffie.

Publiekszaken
Vanaf 2019 is er sprake van een sterke daling in het aantal aanvragen van paspoorten en identiteitskaarten. In de periode 2019 tot en met 2023 verwachten we ruim 75% minder aanvragen. Als gevolg van deze daling nemen de inkomsten voor Burgerzaken sterk af, met circa € 190.000 per jaar. Deze daling heeft te maken met de in 2014 veranderde geldigheidsduur.

De overige afwijkingen zijn te verklaren door wijzigingen in de kapitaallasten.

Verrekening met de reserves

VERREKENING RESERVES PROGRAMMA 5
(bedragen x € 1.000)

Rekening
2017

Begroting
2018

Begroting 2019

Begroting 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Algemene reserve prog 5

Toevoeging

479

0

0

0

0

0

Onttrekking

-200

0

0

0

0

0

Saldo

279

0

0

0

0

0

Res. Investeringsstr. Holland Rijnland

Toevoeging

0

0

0

0

0

0

Onttrekking

-401

-401

-401

-401

-401

-401

Saldo

-401

-401

-401

-401

-401

-401

Reserve Uitvoering Visienota

Toevoeging

0

0

0

0

0

0

Onttrekking

-177

-60

-197

0

0

0

Saldo

-177

-60

-197

0

0

0

VERREKENING RESERVES PROGRAMMA 5

-299

-461

-598

-401

-401

-401

De financiële mutaties op de reserves lichten we toe in paragraaf 5.2.3, Reserves.

Beleidsindicatoren

Indicator

Eenheid

Begroting

Meet-periode

Oegstgeest

Nederland

Bron

BBV/OEGSTGEEST

Inwoners en organisaties zijn tevreden over de samenwerking met de gemeente en de mate waarin zij betrokken worden bij de totstandkoming en uitvoering van beleid1

Rapportcijfer

2018

n/b

n/b

6

Inwonersenquête Oegstgeest

Oegstgeest

2019

n/b

n/b

n/b

Inwoners en organisatie krijgen voldoende ruimte om ideeën en initiatieven te realiseren1

%

2018

n/b

n/b

37%

Inwonersenquête Oegstgeest

Oegstgeest

2019

n/b

n/b

n/b

De gemeente betrekt inwoners voldoende bij haar plannen, activiteiten en voorzieningen1

%

2018

n/b

n/b

35%

Inwonersenquête Oegstgeest

Oegstgeest

2019

n/b

n/b

n/b

Veel vertrouwen in de manier waarop de gemeente wordt bestuurd1

%

2018

n/b

n/b

n/b

Inwonersenquête Oegstgeest

Oegstgeest

2019

n/b

n/b

n/b

Algemene dienstverlening van gemeente wordt goed tot uitstekend beoordeeld2

%

2018

n/b

n/b

n/b

Inwonersenquête Oegstgeest

Oegstgeest

2019

2017

80%

n/b

Digitale dienstverlening van gemeente verloopt naar wens2

%

2018

n/b

n/b

n/b

Inwonersenquête Oegstgeest

Oegstgeest

2019

2017

84%

n/b

De tijd die de afhandeling in beslag neemt is goed tot uitstekend2

%

2018

n/b

n/b

n/b

Inwonersenquête Oegstgeest

Oegstgeest

2019

2017

85%

n/b

Ik waardeer het gemeentelijk nieuws via de Oegstgeester Courant qua inhoud met een gemiddeld rapportcijfer van2

Rapportcijfer

2018

n/b

n/b

n/b

Inwonersenquête Oegstgeest

Oegstgeest

2019

2017

7,2

n/b

Ik waardeer het gemeentelijk nieuws via de Oegstgeester Courant qua leesbaarheid met een gemiddeld rapportcijfer van2

Rapportcijfer

2018

n/b

n/b

n/b

Inwonersenquête Oegstgeest

Oegstgeest

2019

2017

7,2

n/b

  1. 1 Vraag kan worden meegenomen bij volgende inwonersenquête (2019).
  2. 2 De metingen starten in 2017.

Prestatie-indicatoren

Omschrijving

2019

2020

2021

2022

Bron

Toelichting

De website is 24/7 online

99,9%

99,9%

99,9%

99,9%

Gelijk getrokken met Servicenorm.

Het aantal online te regelen producten/diensten is

32

35

37

37

37 Zal voorlopig het maximaal aantal producten zijn die digitaal aan te vragen zullen zijn, binnen de huidige mogelijkheden en wetgeving.

Het % online te regelen producten is

50%

55%

58%

58%

Het % werkelijk online aangevraagde producten1

67%

72%

77%

82%

Nieuw opgenomen per 2019

Telefonisch bereikbaarbaarheid: op werkdagen tussen 9-12u beantwoorden wij de telefoon

< 30 sec

< 30 sec

< 30 sec

< 30 sec

De score op de zelfevaluatie basisregistratie personen is

> 90%

> 90%

> 90%

> 90%

De zelfevaluatie Paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten heeft een score van

> 95%

> 95%

> 95%

> 95%

  1. 1 Van het totaal aantal aangevraagde diensten/producten (die zowel digitaal als niet digitaal aan te vragen zijn) is dit % digitaal aangevraagd.