PDF Opties

Overhead, bedrijfsvoering en vennootschapsbelasting (vpb)

Beleidsthema

Portefeuillehouder

Team

Bestuursondersteuning

Directie en control

E.R. Jaensch

E.R. Jaensch / M.E. Huizing

Bestuur en strategie

Directie/bedrijfsondersteuning

Bedrijfsondersteuning

M.E. Huizing

Bedrijfsondersteuning

Vennootschapsbelasting

M.E. Huizing

Bedrijfsondersteuning

Onvoorzien

M.E. Huizing

Bedrijfsondersteuning

Overhead, bedrijfsvoering en vennootschapsbelasting

Bedrijfsvoering gaat over de manier waarop we alle processen van de gemeente organiseren, ondersteunen en aansturen.

Naast onze lokale en wettelijke inspanningen richten we ons steeds meer op samenwerking met onze collega's in de Leidse regio. We maken daarbij gebruik van elkaars expertise en ruilen medewerkers uit op basis van gevraagde kennis en kunde. Dat doen we bijvoorbeeld op het gebied van informatiemanagement- en veiligheid, zaakgericht werken (zie Begrippenlijst) en project- en portfoliomanagement (zie Begrippenlijst).

In het programma Bedrijfsvoering staan ook onze ondersteunende taken. Dit gaat om bedrijfsvoeringstaken op het vlak van financiën, hrm, juridische zaken, inkoop en ict. Deze voeren we uit in samenwerking met Servicepunt71. Die samenwerking en onderlinge afstemming breiden we uit in 2019, onder andere door het regionaal samenbrengen van de informatiefunctie (zoals beoogd in het programma Versterking Regionale I- samenwerking (VRIS)).

Doelstelling

We hebben een bedrijfsvoering met een sobere, solide en goed functionerende basis. De organisatie is klaar voor de toekomst.

Beleidsthema Overhead

Directie en control

Resultaat:

  • De interne beheersing van de financieel bedrijfskritische processen is verbeterd.

Inspanningen:

  • We voeren het nieuwe proces van inkopen tot betalen (purchase to pay) verder in. Dit doen we in samenwerking met Servicepunt71.
  • We voeren interne audits uit op onze financieel bedrijfskritische processen, zoals bijvoorbeeld het subsidieproces.
  • We stellen het interne auditplan 2019 op, voor de uitvoering van de interne audits.
  • We stellen het normenkader 2019 op, voor de uitvoering van de accountantscontrole.
  • We monitoren de follow-up van de interne audits en de accountantscontrole.
  • We monitoren de invoering van de verplichte rechtmatigheidsverklaring door het college van B en W.
  • We ondersteunen de doorontwikkeling van de informatieveiligheid en de verantwoording over de kwaliteit hiervan.

Organisatorische ondersteuning

Resultaten:

Inspanningen:

  • Van de archieven zijn eind 2019 13.000 pagina's extra gedigitaliseerd.
  • We hebben een kwaliteitszorgsysteem vastgesteld voor het vervangen van het archief.
  • We werken volgens de methode zaakgericht werken (zie Begrippenlijst), ook bij Sociale zaken.
  • We gaan door met digitaliseren van onze archieven. Zodra het bouwarchief gereed is, starten we in 2019 met de Oegstgeester kranten. Het gaat hierbij om circa 13.000 pagina’s.
  • We voldoen op het gebied van kwaliteitszorg nog niet aan de eisen van de archiefinspectie. In 2019 gaan we proberen aan deze eisen te voldoen.
  • Met de Servicepunt71-gemeenten bekijken we of we de digitalisering van archieven (op de terreinen Wmo, Bijstand en het Sociaal Team) samen op kunnen pakken. Deze opdracht gaan we aanbesteden.
  • Voordat we iets archiveren, doen we voortaan eerst een kwaliteitscontrole. Zo houden we de de archieven op orde.

Gemeentelijke huisvesting

Resultaten:

  • Het onderhoud aan het gemeentehuis en de gemeentewerf is duurzaam en voldoet aan de wettelijke eisen.

Inspanningen:

  • Het onderhoud vindt plaats volgens het meerjarenonderhoudsplan (MJOP)

Organisatorische ondersteuning

Communicatie

Resultaat:

  • In het eerste kwartaal van 2019 hebben we het communicatiebeleidsplan 2019-2022 gereed. Dit plan laat zien hoe we de communicatieve ambities uit het coalitieakkoord 2018-2022 waarmaken.
  • Bestuurders, beleidsmedewerkers en projectleiders zijn ondersteund met advies en passende middelen. Een advies is altijd maatwerk.
  • De werkafspraken en randvoorwaarden voor goede communicatie zijn in de gehele organisatie opnieuw onder de aandacht gebracht.

Inspanningen:

  • In 2019 starten we met de uitvoering van het communicatiebeleidsplan 2019-2022. We vertalen de ambities en prioriteiten uit dit plan naar concrete werkafspraken en acties.
  • We blijven omgevingsgericht werken (via Factor C, zie Begrippenlijst) en publieksparticipatie stimuleren. In 2019 werken we verder mee aan een aanpak voor transparante participatie en burgerinitiatieven. We verzorgen minimaal een training voor beleidsmedewerkers en projectleiders.
  • We adviseren het bestuur en de organisatie in grote ontwikkelingen (zoals de Omgevingswet en de omgevingsvisie, het programma Duurzaamheid en de diverse ruimtelijke plannen).
  • We ondersteunen het bestuur en de organisatie bij ad-hocsituaties en crises. We blijven professionaliseren door deelname aan de regionale taakorganisatie Crisiscommunicatie, van de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM). Minimaal een keer per jaar volgen we een VRHM-training en -oefening.
  • We monitoren dagelijks wat er leeft in de (sociale) media en informeren bestuur en organisatie hierover.

Informatievoorziening:

Resultaten:

  • Onze informatievoorziening is volgens de eisen/wensen vanuit de organisatie, de Leidse regio en/of ketenpartners. Dit geldt zowel voor de techniek als de applicaties, processen en de organisatie ervan.
  • Eind 2018 was het informatieveiligheidsbeleid al verbeterd tot op 50% van het Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG)-niveau. In 2019 ronden we dit af.
  • De nieuwe regionale privacy-organisatie zit in de volgende fase: zij is in staat om managementrapportages te leveren en is onderdeel van de P&C-cyclus.
  • De maatregelen voor de AVG zijn geïmplementeerd, dit is overigens een continu proces.
  • De gegevensbescherming is geborgd; we verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, rechtmatig en veilig. We zijn in staat om verzoeken van de betrokken binnen gepaste tijd te beantwoorden.
  • Met onze informatievoorziening hebben we de Omgevingswet ondersteund.
  • Het in 2018 aanbestede Wabo- vergunningenpakket implementeren we in de eerst helft van 2019.
  • De aanbesteding voor een nieuwe applicatie voor het sociaal domein is eind 2019 afgerond.
  • De dienstverlening is verder gedigitaliseerd. Dit hebben we gedaan door verbetering van de afsprakenmodule op de website en interne digitalisering in het KCC(klantcontactcentrum). Het digitale aanbod van producten neemt met 10 toe tot 25.

Inspanningen:

  • In 2019 worden informatiemanagement, informatiearchitectuur, privacy- en gegevensbescherming en project- en portfoliomanagement centraal ondergebracht bij Servicepunt71. Dit vloeit voort uit het programma VRIS (Versterken Regionale Informatievoorziening Samenwerking, zie Begrippenlijst).
  • We werken verder aan de regionale ontwikkeling van VRIS, Agenda 2020 (zie Begrippenlijst) en aan de aansluiting op de landelijke informatiearchitectuur.
  • Uit een analyse is gebleken dat we 80% van de maatregelen uit de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) kunnen toepassen. In 2018 hebben we de eerste helft hiervan gerealiseerd. In 2019 zullen we het resterende deel realiseren.
  • We maken medewerkers zich bewust van de veiligheidsaspecten van informatiebeheer en -verstrekking.
  • In de regio hebben we vijf privacybeheerders. Hun organisatie geven we in 2019 verder vorm.
  • Wij werken verder aan bewustwording en bewustzijn van goed omgaan met privacy in het primaire werkproces. Dit doen we via opleiding en training.
  • We ronden de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verder af.
  • We zorgen voor een gedegen informatievoorziening bij de invoering van de Omgevingswet.
  • In 2019 richten we het regie-systeem in voor het sociaal domein. In 2020 nemen we dit in gebruik.
  • We gaan verder met het digitaliseren van onze dienstverlening. We realiseren bijvoorbeeld digitale koppelingen tussen diverse applicaties, waardoor we beter digitaal bereikbaar zijn voor klanten en wij efficiënter kunnen werken.

Beleidsthema Bedrijfsondersteuning
(bedragen x € 1.000)

Lasten 2019

Baten 2019

Saldo 2019

Begroting 2018

Totaal

0

0

0

0

Beleidsthema Overhead
(bedragen x € 1.000)

Lasten 2019

Baten 2019

Saldo 2019

Begroting 2018

Directie en control

1.257

0

1.257

562

Organisatorische ondersteuning

5.442

0

5.442

6.224

Gemeentelijke huisvesting

777

-8

769

771

Totaal

7.477

-8

7.469

7.558

Beleidsthema Vennootschapsbelasting

Met ingang van 1 januari 2016 zijn overheidsorganisaties belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting (vpb). Dit betekent dat we onze activiteiten, voor zover we deze als een onderneming uitvoeren, in de heffing van de vpb betrekken. We stellen ons tot nu toe op het standpunt dat wij geen ondernemingsactiviteiten uitvoeren. Daarom ramen we geen bedrag voor vennootschapsbelasting. De belastingdienst heeft in 2018 laten weten de lichtreclames, zoals bij bushaltes, als ondernemingsactiviteit te zien. Wij denken daar anders over en zullen bezwaar aantekenen en mogelijk in beroep gaan. De mogelijke omvang van vennootschapsbelasting over lichtreclames is overigens verwaarloosbaar.

Beleidsthema Vpb
(bedragen x € 1.000)

Lasten 2019

Baten 2019

Saldo 2019

Begroting 2018

Vennootschapsbelasting

0

0

0

0

Totaal

0

0

0

0

Beleidsthema Onvoorzien

In de begroting hebben we een bedrag voor onvoorziene lasten opgenomen van € 34.431. Dit kan onvoorziene lasten betreffen waarvoor bestaande budgetten onvoldoende zijn of geheel geen budget is opgenomen in de begroting 2019. De gemeenteraad besluit over de aanwending van de post Onvoorzien als er onvoorziene, onontkoombare en onuitstelbare lasten optreden.

Beleidsthema Onvoorzien
(bedragen x € 1.000)

Lasten 2019

Baten 2019

Saldo 2019

Begroting 2018

Onvoorzien

34

0

34

34

Totaal

34

0

34

34

Verbonden partijen

Bijdrage aan doelstellingen

Servicepunt71

Servicepunt71 zorgt voor onze interne bedrijfsvoering. Deze organisatie zorgt daarmee voor continuïteit en een verminderde kwetsbaarheid van onze organisatie. Ook verhoogt het de kwaliteit van bedrijfsvoeringsprocessen en de professionaliteit van de medewerkers.

Financiën

Meerjarenoverzicht

6 OVERHEAD, BEDRIJFSVOERING, VPB
(bedragen x € 1.000)

Rekening
2017

Begroting
2018

Begroting
2019

Meerjarenraming

2020

2021

2022

Beleidsthema Overhead

Lasten

7.505

7.566

7.477

7.499

7.329

7.243

Baten

-230

-8

-8

-8

-8

-8

Saldo

7.276

7.558

7.469

7.491

7.321

7.235

Beleidsthema Onvoorzien

Lasten

0

34

34

34

34

34

Baten

0

0

0

0

0

0

Saldo

0

34

34

34

34

34

Programma

Lasten

7.505

7.600

7.511

7.534

7.363

7.278

Baten

-230

-8

-8

-8

-8

-8

Saldo van baten en lasten

7.276

7.592

7.503

7.526

7.355

7.270

Reserves

Toevoeging

248

1.272

250

250

100

100

Onttrekking

-3.627

-1.653

-50

0

0

0

Mutaties reserves

-3.379

-381

200

250

100

100

Resultaat

3.897

7.211

7.703

7.776

7.455

7.370

Toelichting financiële afwijkingen

Overhead
Onder het beleidsthema Overhead vallen de producten Directie en control, Gemeentelijke huisvesting en Organisatorische ondersteuning.
In het begrotingsjaar 2018 is incidenteel budget opgenomen voor de digitalisering van het archief en
de regionale samenwerking in het programmakader VRIS (op het gebied van informatievoorziening, informatiebeleid en informatiemanagement). De begroting 2019 - 2022 is ook nu aangepast aan de laatste ontwikkelingen rond VRIS.

Onvoorzien
Voor onvoorziene kosten is in de begroting structureel een bedrag opgenomen van € 34.431. Deze post Onvoorzien kunnen we alleen aanwenden voor incidentele uitgaven die aan te merken zijn als onvoorzien, onuitstelbaar en onvermijdbaar.

De overige afwijkingen worden verklaard door wijzigingen in de kapitaallasten.

Verrekening met de reserves

VERREKENING RESERVES PROGRAMMA 6
(bedragen x € 1.000)

Rekening
2017

Begroting
2018

Begroting 2019

Begroting 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Reserve Organisatieontwikkeling

Toevoeging

130

0

0

0

0

0

Onttrekking

-100

0

0

0

0

0

Saldo

30

0

0

0

0

0

Reserve Frictiekosten

Toevoeging

100

100

250

250

100

100

Onttrekking

0

-50

-50

0

0

0

Saldo

100

50

200

250

100

100

Algemene reserve prog. 6

Toevoeging

18

1.172

0

0

0

0

Onttrekking

-3.527

-1.603

0

0

0

0

Saldo

-3.509

-431

0

0

0

0

VERREKENING RESERVES PROGRAMMA 6

-3.379

-381

200

250

100

100

De financiële mutaties op de reserves lichten we toe in paragraaf 5.2.3 Reserves.

Beleidsindicatoren

Indicator

Eenheid

Begroting

Meet-periode

Oegstgeest

Nederland

Bron

BBV/OEGSTGEEST

Formatie1

Fte per 1.000 inwoners

2018

2017

5,61

n/b

Decade/Beaufort

BBV

2019

2018

5,62

n/b

Bezetting1

Fte per 1.000 inwoners

2018

2017

5,41

n/b

Decade/Beaufort

BBV

2019

2018

5,08

n/b

Organisatiekosten

Kosten per inwoner

2018

2017

533,77

n/b

Begroting

BBV

2019

2018

527,40

n/b

Externe inhuur

Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen

2018

2017

12%

n/b

Begroting

BBV

2019

2018

9%

n/b

Overhead

% van totale lasten

2018

2017

12%

n/b

Begroting

BBV

2019

2018

13%

n/b

  1. 1 uitgaande van 23.887 inwoners per 1-1-2018/CBS

Prestatie-indicatoren

Voor dit programma hebben we nog geen prestatie-indicatoren ontwikkeld.