PDF Opties

Paragraaf Bedrijfsvoering

Algemeen­

De bedrijfsvoering richt zich op de manier waarop we de primaire processen organiseren, ondersteunen en aansturen. De wijze waarop we die processen inrichten en uitvoeren maakt deel uit van een continue verbetercyclus. Naast lokale en wettelijke inspanningen richten we ons steeds meer op de samenwerking met onze collega's in de Leidse regio: we maken steeds meer gebruik van elkaars expertise en ruilen medewerkers uit op basis van gevraagde kennis en kunde. Dat doen we bijvoorbeeld op het gebied van informatiemanagement- en veiligheid, zaakgericht werken en project- en portfoliomanagement. Een van de vraagstukken die dat met zich meebrengt is wat de strategische doelstelling van deze samenwerking is en tot welk resultaat deze samenwerking uiteindelijk moet leiden.

Servicepunt71

Servicepunt71 werkt aan haar toekomst. Intern is er voor een nieuw sturingsmodel gekozen en zijn er aanpassingen doorgevoerd in de managementstructuur, die de nieuwe gewenste manier van werken en dienstverlening beter ondersteunen. Standaardisering en harmonisering van processen voor de deelnemende gemeenten is nog steeds het uitgangspunt, maar daarnaast ontstaat er ruimte voor meer advisering. Desgewenst op maat. Het betreft dan ook strategische en tactische advisering op de diverse bedrijfsvoeringsonderdelen.

Een van de grootste aanvullingen binnen de scope van Servicepunt71 is het, gefaseerd, onderbrengen van de gehele ict-functie. De hardware en technische ondersteuning (de 'ct') maakte al onderdeel uit van Servicepunt71, daar wordt nu de 'i-kant' aan toegevoegd. De CIO (chief information officer) leidt dit proces.

Communicatie

In het coalitieakkoord is nadrukkelijk aandacht voor open communicatie en burgerparticipatie. De dorpsgesprekken zijn hiervan een voorbeeld. Communicatie is essentieel voor goede informatie-uitwisseling en meer samenwerking met inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven. De afdeling Communicatie benut de successen en verbeterpunten uit eerdere participatietrajecten om de advisering verder aan te scherpen. 'Van buiten naar binnen' werken – aansluiten bij wat er leeft buiten de muren van het gemeentehuis - blijft één van de belangrijkste uitgangspunten.

Ontwikkelingen waarbij de afdeling Communicatie in 2019 zeker een adviserende en ondersteunende rol zal spelen, zijn de Omgevingswet, de omgevingsvisie, duurzaamheid, afvalbeleid, groen, welzijn en sport.

Juridische kwaliteitszorg

Ook in 2019 zorgen we voor juridische kwaliteitszorg. Dit doen we door:

  • het geven van juridisch advies en juridische toetsing op uiteenlopende gebieden;
  • coördinatie op Wob-zaken;
  • in samenspraak met Servicepunt71/Juridische zaken signaleren en implementeren van nieuwe wet- en regelgeving;
  • een juridische toets op beleidsdocumenten (onder andere via deelname aan de toetsingscommissie).

Daarnaast treedt de senior juridisch adviseur op als verbindingsofficier tussen Servicepunt71/Juridische zaken en de gemeente Oegstgeest. Hierdoor verloopt de afhandeling van bezwaren, Wob-verzoeken, ingebrekestellingen en klachten soepeler en adequater.

Deelname aan de vaktafel JZ (een overleg van de senior juridisch adviseurs van de aangesloten gemeenten en het management van Servicepunt71/Juridische zaken) leidt tot afstemming en harmonisatie in uiteenlopende juridische zaken. Zo wordt er ook 2019 aandacht besteed aan Prettig Contact Met de Overheid (PCMO). Ook zal in 2019 in gezamenlijkheid met de vier gemeenten worden opgetrokken om aandacht te schenken aan de juridische kwaliteitszorg, onder andere door het voortzetten en verder uitbouwen van de juridische leerlijn/ Rechtsacademie. Dit betreft het gezamenlijk verzorgen van inhoudelijke cursussen en trainingen voor ambtenaren die juridische werkzaamheden verrichten.

Ten slotte houden we ook in 2019 een juridische toets op de vergaderstukken van het bestuur van Servicepunt71 en die van de Strategiegroep Gezamenlijke Bedrijfsvoering (SGB).

Ontwikkeling

Informatievoorziening

Binnen het in 2015 gestarte programma Versterken Regionale I-Samenwerking (VRIS) werken we aan de doorontwikkeling van de informatievoorziening. Onderwerpen die hierbij aan bod komen zijn de inrichting van de governance voor de informatievoorziening, het werken onder architectuur, informatiebeveiliging en privacy. Ook de implementatie van de Omgevingswet pakken we, daar waar mogelijk, regionaal op. Daarnaast sluiten we aan op de landelijke infrastructuur voor het eenvoudig en betrouwbaar uitwisselen van informatie tussen gemeenten, landelijke voorzieningen (basisregistraties) en private-cloudoplossingen.

VRIS

In 2019 krijgt de organisatie van VRIS verder vorm. Servicepunt71 zal de collega's die werken op het gebied van informatievoorziening centraal gaan aansturen. Nu nog sturen de gemeenten hen (decentraal) aan.

Applicatiemanagement en rationalisatie

Binnen VRIS blijkt dat het aantal applicaties veel groter is dan nodig: de samenwerkende gemeenten gebruiken veel verschillende applicaties voor het zelfde doel. Dit is de afgelopen jaren in kaart gebracht. Hierdoor weten we nu waar applicaties de bedrijfsprocessen onvoldoende ondersteunen en waar sprake is van overlappende/dubbele functionaliteit. In dit laatste geval reduceren we het aantal applicaties uiteraard. Nu we goed overzicht hebben, ontdekken we de voordelen bij het beheer, aanschaf en inrichting van de applicaties en kunnen we makkelijker medewerkers uitwisselen binnen de gemeenten.

Gegevensbescherming

In mei 2018 is de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing geworden. Deze AVG eist van ons dat we in control zijn voor de persoonsgegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn.

We hebben maatregelen getroffen om aan de minimale AVG-vereisten te voldoen, maar het uitdiepen van deze maatregelen is noodzakelijk. Dit zal in regionaal verband, de regionale privacyorganisatie, worden opgepakt. Deze privacyorganisatie zal de gehele organisatie alert houden op het veilig gebruik van persoonsgegevens.

Digitalisering en zaakgericht werken

Digitalisering

De digitalisering van de bouwvergunningen tot 2010 ronden we af in 2018. In 2019 starten we met het digitaliseringsproces van de Oegstgeester Couranten. Het gaat om de volgende jaargangen: 1929,1930-1939, 1947 tot en met 1967 (jaargangen 1968,1969 en 1970 ontbreken) en 1971 tot en met 1985. Het gaat hierbij om circa 13.000 pagina’s.

Kwaliteitszorgsysteem/vervanging van archieven
Een groot gedeelte van de fysieke archiefstukken mogen we vervangen na digitalisering, zolang we tenminste voldoen aan het Archiefbesluit. In ons kwaliteitszorgsysteem staat aan welke eisen van de archiefinspectie we hierbij moeten voldoen. Aan de hand van dit kwaliteitszorgsysteem zullen we in 2019 beginnen met het digitaliseren, vervangen en archiveren. Ook zullen we zorgen voor het beheer en beleid over de informatieveiligheid van de documentaire informatievoorziening.

Zaakgericht werken bij Sociale zaken
Er is intern - en met de Servicepunt71-gemeenten - overleg om te kijken hoe we samen zaakgericht kunnen werken op de terreinen Wmo, bijstand en het sociaal team. We maken hiervoor een plan van aanpak, stellen een projectteam samen en maken een projectplan om de overgang/werkwijze in de komende jaren gestalte te geven. Het doel is dat alle Servicepunt71-gemeenten dezelfde werkwijze gaan hanteren. Momenteel lopen twee aanbestedingstrajecten (zaaksysteem en backoffice-applicatie sociaal domein). De planning om aan te sluiten op zaakgericht werken is afhankelijk van het verloop van deze aanbestedingstrajecten.